Veranstaltungen

Eine Veranstaltung (Event) ist der Rahmen für ein konkretes Fest oder einen Verkaufstag. Produkte, Preise, Standorte, Bestellungen und Auswertungen beziehen sich immer auf eine Veranstaltung. Bevor du Produkte anlegst oder Bestellungen annimmst, legst du deshalb zuerst eine Veranstaltung an und aktivierst sie.

Du findest den Bereich über Veranstaltungen in der Seitenleiste.

Veranstaltung erstellen

1. Klicke auf Veranstaltung erstellen.
2. Fülle das Formular aus:
   • Name (Pflicht) – z. B. „Sommerfest 2026“
   • Beschreibung – optionaler Zusatztext
   • Startdatum und Enddatum – ohne Enddatum dauert die Veranstaltung einen Tag
   • Kassiermodus – sofort kassieren oder auf Deckel buchen, siehe unten
   • Tische – ob und wie die Kassen nach einem Tisch fragen, siehe unten
   • Online-Shop aktivieren – erlaubt Gästen die Online-Bestellung von Artikeln dieses Events, mit Öffnungszeiten und optionaler Servicegebühr
3. Klicke auf Erstellen.

Alle Angaben lassen sich später über Bearbeiten ändern. Änderst du Kassiermodus oder Tische während des Betriebs, übernehmen die Kassen die neue Einstellung von selbst.

Kassiermodus

Der Kassiermodus bestimmt, wann an der Kasse bezahlt wird:

Kassiermodus	Für wen	An der Kasse
Sofort kassieren	Theke, Imbiss, Ausschank — der Gast zahlt beim Bestellen	Nur Kassieren: Bestellung und Zahlung in einem Zug
Auf Deckel buchen	Bedienung am Tisch — bezahlt wird am Ende	Senden schickt Runden an Küche und Theke, Kassieren rechnet am Ende alles ab, was am Tisch offen ist

Wie das im Einzelnen aussieht, steht unter Kasse.

Tische

Unter Tische legst du fest, ob die Kassen nach einem Tisch fragen:

Einstellung	An der Kasse
Keine Tische (Thekenbetrieb)	Alle Kassen buchen an der Theke, ohne nach einem Tisch zu fragen.
Tischnummer frei eingeben	Die Kasse fragt eine beliebige Nummer ab. Es müssen keine Tische angelegt sein. Das ist die Voreinstellung.
Vordefinierte Tische	Die Kasse bietet nur die angelegten Tische an — als Nummer, als Liste und auf dem Tischplan.

Bei Vordefinierte Tische wählst du zusätzlich die Bereiche für diese Veranstaltung, etwa nur Zelt A, wenn der Biergarten dieses Jahr zu bleibt. Alle Bereiche schließt später angelegte Bereiche mit ein. Bereiche und Tische selbst pflegst du unter Tische — der Link Tische verwalten im Dialog führt dorthin. Sind noch keine Tische angelegt, weist der Dialog darauf hin; die Kassen können dann nur ohne Tisch buchen.

Tisch heißt nicht automatisch Bedienung

Ob eine Kasse überhaupt nach dem Tisch fragt, hängt zusätzlich am Gerät: Kassen im Betriebsmodus Feste Kasse buchen immer an der Theke, egal was hier steht. Siehe Geräte.

Was eine Veranstaltung kostet

OpenEOS wird pro Veranstaltungstag abgerechnet, nicht pro Bestellung und nicht im Abo. Beim Anlegen steht der Betrag direkt unter dem Zeitraum, zum Beispiel:

Freischalten kostet 60,00 € 3 Tage × 25,00 € = 75,00 €, abzüglich 20 % Erstveranstalter-Nachlass Vorher testen ist kostenlos — bis zu 25 Bestellungen im Testmodus.

Änderst du das Datum, ändert sich der Betrag mit.

Was als Veranstaltungstag zählt

Ein Veranstaltungstag geht von 6 bis 6 Uhr (Ortszeit deiner Organisation), nicht von Mitternacht bis Mitternacht. Eine Nacht, die vor 6 Uhr morgens endet, gehört also noch zum Vortag:

Zeitraum	Abgerechnete Tage
Sa 20:00 – So 02:00	1
Sa 14:00 – Sa 23:00	1
Fr 18:00 – Sa 06:00	1 — wer um genau 6 Uhr aufhört, beginnt keinen neuen Tag
Fr 17:00 – So 18:00	3

Im Formular trägst du nur Daten ein. Endet deine Veranstaltung nachts vor 6 Uhr, wähle deshalb den Tag als Enddatum, an dem der Abend beginnt — für die Party von Samstag 20 Uhr bis Sonntag 2 Uhr also Samstag bis Samstag. Die Öffnungszeiten des Online-Shops dürfen trotzdem bis in die Nacht reichen (z. B. 20:00 – 02:00).

Bereits freigeschaltete Veranstaltungen behalten die Tage und den Betrag, mit denen sie bezahlt wurden.

Erst testen, dann bezahlen

Eine neue Veranstaltung startet im Testmodus. Darin ist alles benutzbar — Kassen, Anzeigen, Drucker, Auswertung — begrenzt auf 25 Bestellungen. So probierst du den kompletten Ablauf aus, bevor Geld fließt.

Beim Freischalten werden die Testbestellungen gelöscht. Deine Einrichtung bleibt: Produkte, Kategorien, Preise, Standorte, Geräte und Drucker musst du nicht erneut anlegen.

Unser Rat für das erste Fest

Richte alles in Ruhe vorher ein und spiele im Testmodus einen Durchgang durch: eine Bestellung an der Kasse aufnehmen, auf der Küchenanzeige quittieren, einen Bon drucken. Dann weißt du am Festtag, dass die Kette steht.

Bezahlen

Freigeschaltet wird per Karte oder Lastschrift. Die Rechnung kommt automatisch per E-Mail und liegt zusätzlich unter Rechnungen zum Herunterladen bereit.

Im Bezahldialog steht auch, bis wann du kostenlos stornieren kannst.

Schließt du die Zahlungsseite, ohne zu bezahlen, läuft sie nach 24 Stunden ab. Die Veranstaltung ist dann wieder nicht freigeschaltet, und du bekommst die E-Mail „Zahlung nicht abgeschlossen“ (an die Rechnungs-E-Mail, sonst an die Administratoren). Dasselbe gilt, wenn eine Lastschrift nicht eingelöst wird — dann steht der Grund der Bank in der E-Mail, soweit bekannt. Du kannst die Veranstaltung jederzeit erneut freischalten.

Auf Rechnung bezahlen

Ist für deine Organisation der Kauf auf Rechnung eingerichtet (das richtet das OpenEOS-Team auf Anfrage ein), läuft das Freischalten so:

1. Im Freischalten-Dialog trägst du Rechnungsempfänger, Rechnungs-E-Mail und Anschrift ein. Der Dialog nennt das Zahlungsziel, zum Beispiel zahlbar innerhalb von 14 Tagen.
2. Die Veranstaltung ist sofort freigeschaltet. Du musst nicht auf den Zahlungseingang warten.
3. Die Rechnung kommt per E-Mail an die Rechnungs-E-Mail. Ausgestellt wird sie über unseren Zahlungsdienstleister Stripe. Darauf stehen die Veranstaltungstage, ein Nachlass als eigene Zeile, das Fälligkeitsdatum und die Bankverbindung für die Überweisung.
4. Du bezahlst per Überweisung auf die IBAN aus der Rechnung, oder über den Link Rechnung bezahlen online per Karte oder Lastschrift.

Überweisen, ohne nachzufragen

Gib die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an, dann wird die Zahlung automatisch zugeordnet. Die IBAN auf der Rechnung gilt nur für deine Organisation und bleibt bei allen Rechnungen dieselbe.

Unter Rechnungen siehst du jede Rechnung mit Status (offen, bezahlt, überfällig, storniert), Fälligkeitsdatum und PDF. Solange eine Rechnung offen ist, führt Bezahlen direkt zur Zahlungsseite. Den Zahlungsstand zeigt auch die Übersicht der Freischaltung (Symbol mit Abzeichen in der Liste der Veranstaltungen).

Ist die Rechnung nach dem Fälligkeitsdatum noch offen, steht sie als überfällig da, und du bekommst gegebenenfalls eine Zahlungserinnerung per E-Mail. Die Freischaltung bleibt trotzdem bestehen. Hast du Fragen zur Rechnung, melde dich beim Support.

Schlägt eine Online-Zahlung über die Rechnungsseite fehl (Karte abgelehnt, Lastschrift nicht eingelöst), bekommst du die E-Mail „Zahlung der Rechnung fehlgeschlagen“. Es wurde nichts abgebucht, die Rechnung bleibt offen, und du kannst es über denselben Link noch einmal versuchen – auch per Überweisung.

Wird eine Rechnung vom OpenEOS-Team aufgehoben (storniert oder als uneinbringlich geschlossen), musst du sie nicht mehr bezahlen. Gibt es in der Veranstaltung noch keine echten Bestellungen, ist damit auch die Freischaltung aufgehoben und die Veranstaltung läuft im Testmodus weiter; gibt es schon Bestellungen, bleibt sie freigeschaltet und der Support klärt mit dir, wie es weitergeht. In beiden Fällen bekommst du eine E-Mail.

Freischaltung stornieren

Fällt die Veranstaltung aus oder hast du dich beim Datum vertan, kannst du die Freischaltung bis 7 Tage vor Beginn kostenlos stornieren. Du bekommst den vollen Betrag zurück. Voraussetzung: In der Veranstaltung gibt es noch keine echten Bestellungen — Testbestellungen zählen nicht.

In der Liste der Veranstaltungen öffnet das Symbol Freischaltung (Abzeichen mit Haken) die Übersicht: Status, bezahlter Betrag und die genaue Frist, etwa Kostenlos stornierbar bis Fr., 04.09.2026, 17:00. Beginnt die Veranstaltung um Mitternacht, steht dort der Vortag mit 23:59 — bei Beginn Sa., 12.09., 0:00 Uhr also bis Fr., 04.09.2026, 23:59. Freischaltung stornieren fragt noch einmal nach und zeigt Betrag, Rückweg und Folgen. Stornieren dürfen Administratoren der Organisation.

Bezahlt per	Was zurückkommt
Karte	Der volle Betrag geht auf dieselbe Karte zurück, meist innerhalb von 5–10 Werktagen.
Lastschrift	Der volle Betrag wird auf dasselbe Konto zurücküberwiesen, in der Regel innerhalb von 5 Werktagen.
Rechnung, noch nicht bezahlt	Die Rechnung wird storniert und steht unter Rechnungen als storniert. Du musst nichts mehr zahlen.
Rechnung, schon bezahlt	Du bekommst eine Stornorechnung. Hast du per Karte oder Lastschrift bezahlt, geht der Betrag automatisch zurück. Hast du überwiesen, schickt dir Stripe eine E-Mail, in der du die Bankverbindung für die Rücküberweisung angibst.

Wurde bezahlt, erscheint unter Rechnungen eine Stornorechnung zur ursprünglichen Rechnung, und an die Rechnungs-E-Mail geht eine Bestätigung.

Nach dem Stornieren:

• Die Veranstaltung ist nicht mehr freigeschaltet und läuft im Testmodus weiter (bis zu 25 Bestellungen). Deine Einrichtung bleibt.
• Du kannst sie später erneut freischalten; der Preis wird dann neu berechnet.
• War es deine erste bezahlte Veranstaltung, steht dir der Starterbonus wieder zu.

Wie die Frist gerechnet wird

Maßgeblich ist der Beginn der Veranstaltung in der Zeitzone deiner Organisation: dieselbe Uhrzeit, sieben Kalendertage vorher. Verschiebst du die Veranstaltung nach dem Bezahlen nach hinten, bleibt es bei der Frist zum ursprünglichen Beginn. Ist die Frist abgelaufen oder gibt es schon Bestellungen, wende dich bitte an den Support.

Veranstaltung aktivieren

Neu angelegte Veranstaltungen sind zunächst inaktiv. In der Tabelle findest du pro Zeile Aktions-Schaltflächen zum Bearbeiten, Aktivieren, Verwalten und Löschen.

Aktiviere die gewünschte Veranstaltung – sie erscheint dann mit dem Status AKTIV und wird oben links in der Seitenleiste als aktives Event angezeigt. Erst danach lassen sich Produkte pflegen und Bestellungen erfassen.

Immer nur ein aktives Event

Die aktive Veranstaltung steuert, welche Produkte an der Kasse erscheinen und welchem Event Bestellungen zugeordnet werden. Wechselst du das aktive Event, wechselt auch der Kontext in Produkten, Standorten und Inventur.

Status & Datum

In der Übersicht siehst du pro Veranstaltung Name, Status (Aktiv/Inaktiv) und den Zeitraum. So behältst du auch über mehrere Feste hinweg den Überblick.